Lessen uit de pandemie: enkele gedachten over toekomstige digitale en hybride civiele procedures

Het is inmiddels bijna twee jaar geleden dat de Nederlandse rechtbanken plotseling hun deuren moesten sluiten vanwege de coronacrisis. Daarmee startte op 17 maart 2020 een periode van improvisatie. In eerste instantie grepen rechters naar de telefoon om geplande zittingen alsnog door te laten gaan. Later werd het ook mogelijk om via Skype zittingen te organiseren en ontstonden hybride zittingsvormen, waarbij een deel van de betrokkenen digitaal en het andere deel fysiek in de rechtszaal aanwezig was. Onbekend bleef echter hoe deze zittingsvormen op afstand precies werden ervaren door rechtzoekenden en andere procesdeelnemers.

In mijn masterscriptie heb ik daarom voor deze groep onderzocht hoe zij telefonische, Skype en hybride zittingen ervaren. Daarbij heb ik aansluiting gezocht bij internationaal onderzoek naar remote justice, dat zich richt op ervaringen van rechtvaardige digitale rechtspraak. Tijdens mijn onderzoek, dat bestond uit interviews en literatuuronderzoek, kwamen enkele gedachten bij mij op wat betreft de organisatie van digitale en hybride civiele zittingen in de toekomst. Deze blogpost bevat daarvan de belangrijkste. Het startpunt is dat remote justice, d.w.z. digitale of hybride rechtspraak die als rechtvaardig wordt ervaren, mogelijk is (1). Daarvoor is wel nodig dat de gebruikte techniek aan een aantal minimumvoorwaarden voldoet (2) en dat per zaak wordt afgewogen (aan de hand van positieve/negatieve indicaties) of die zich wel leent voor een digitale of hybride zitting (3). Ten slotte kan regie van de rechter een positieve bijdrage leveren aan het verloop van de digitale of hybride zitting (4).

Voor dit onderzoek zijn 15 interviews met rechters, advocaten, medewerkers van Gecertificeerde Instellingen (GI’s) en de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) gehouden en geanalyseerd. Alle geïnterviewden zijn tijdens de eerste zes weken van de coronacrisis bij digitale en/of hybride zittingen van civiele jeugdzaken betrokken geweest. Omdat rechtzoekenden zelf niet zijn geïnterviewd, maar hun ervaring wel onderwerp van onderzoek is, is een extern perspectief gehanteerd: remote justice is onderzocht zoals dat is waargenomen door professionals in de (digitale) zittingszaal. De interviews zijn afgenomen in het kader van een ZonMw-onderzoek naar de impact van de coronamaatregelen, dat is verricht door een samenwerking van de Universiteit Utrecht (civiele jeugdrecht), Universiteit Leiden (strafrecht) en Radboud Universiteit Nijmegen (vreemdelingenrecht).

Remote justice, participatie en betrokkenheid

Met de term remote justice wordt in de internationale literatuur verwezen naar de ervaring van rechtvaardige digitale rechtspraak. In dit onderzoek zijn in het bijzonder participatie en betrokkenheid als fundamentele elementen van remote justice bestudeerd. Een voorwaarde om van rechtvaardige digitale rechtspraak te kunnen spreken, is namelijk dat procespartijen in ieder geval voldoende effectief hebben kunnen participeren en zich betrokken voelden tijdens de zitting. Beide elementen zijn geen vanzelfsprekendheden in de telefonische, Skype en hybride zittingen die tijdens de coronacrisis plaatsvonden. Bij de nieuwe digitale en hybride zittingsvormen viel namelijk een belangrijk deel van de non-verbale communicatie weg, terwijl juist non-verbale communicatie wordt gebruikt om aan de zitting deel te nemen en een gevoel van betrokkenheid creëert (een knikje van de rechter, een handje van de advocaat). Ook ontbraken allerlei rituelen die horen bij een rechtszaak die de participatie en betrokkenheid kunnen beïnvloeden. Zoals de vaste opstelling van partijen in de zittingszaal of het dragen van een toga door de rechter en advocaat. Het waarborgen van participatie en betrokkenheid van alle procesdeelnemers is belangrijk omdat, wanneer dit onvoldoende mogelijk is, de vraag rijst of nog wel van rechtvaardige (digitale) rechtspraak kan worden gesproken.

In eerder onderzoek naar remote justice zijn participatie en betrokkenheid niet als losse begrippen onderzocht. Zo werd in Brits onderzoek betrokkenheid als vorm van participatie gezien: rechtzoekenden konden dermate participeren tijdens de digitale zitting dat ze zich ook bij de zitting betrokken voelden. In dit onderzoek is ervoor gekozen om beide begrippen los van elkaar te onderzoeken. Participatie is gedefinieerd als het kunnen meedoen aan een zitting zoals deze (objectief) kan worden waargenomen door andere procesdeelnemers (de geïnterviewde rechters, advocaten en medewerkers van de GI en RvdK), terwijl betrokkenheid ziet op de (subjectieve) beleving van de rechtzoekende zelf.

Is remote justice mogelijk?

Daarmee komen we bij een eerste les: remote justice is mogelijk. Op basis van de interviews blijkt het geen vanzelfsprekendheid, maar wel mogelijk zolang de techniek aan een aantal minimumvoorwaarden voldoet en de rechter per zaak afweegt of die zich leent voor een digitale of hybride zitting. Een van de technische minimumvoorwaarden is dat alle betrokken procespartijen beschikken over een werkende videoverbinding, waarmee iedereen duidelijk in beeld kan worden gebracht en goed te verstaan is. Ook is het belangrijk dat rechtzoekenden voorafgaand aan de zitting voldoende zijn geïnformeerd over hoe een digitale of hybride zitting in zijn werk gaat en bij wie ze moeten aankloppen bij technische problemen. Wat betreft de selectie van zaken voor een digitale of hybride zitting, kon er op basis van de interviews een lijst met positieve en negatieve indicaties worden opgesteld. Deze lijst biedt houvast voor de rechter, die daarin een keuze moet maken. Onder meer de aard van de civiele zaak (Is de civiele zaak ingrijpend? Complex of eenvoudig?) en de persoon van de rechtzoekende (Is de rechtzoekende kwetsbaar? Emotioneel? Heeft de rechtzoekende rechtsbijstand en/of ervaring met het recht?) bieden dergelijke indicaties.

Opgemerkt moet worden dat civiele jeugdzaken en familiezaken zich in principe slecht lenen voor een digitale of hybride zitting. Deze zaken bevatten namelijk over het algemeen te veel negatieve indicaties. Zo zijn rechtzoekenden vaak kwetsbaar, heeft de zitting veelal een emotioneel en persoonlijk karakter en bestaat er geregeld een complexe (en soms ongelijke) verhouding tussen partijen onderling. Digitale en hybride zittingen kunnen echter wel aantrekkelijk zijn in rechtspersonenzaken, waarin weinig negatieve indicaties aanwezig zijn en waarvoor geldt dat vanuit de rechtspraktijk de behoefte is uitgesproken om civiele zaken ook na de coronacrisis (gedeeltelijk) digitaal te blijven doen. In arbeidszaken, huurzaken en zogenaamde huis-, tuin- en keukenzaken is het lastiger om een algemene verwachting uit te spreken. Desalniettemin dient in deze zaken terughoudend met de mogelijkheid van digitale en hybride zittingen te worden omgegaan. Meerdere negatieve indicaties kunnen namelijk aanwezig zijn (zoals veel emotie bij procespartijen, complexe juridische vraagstukken of meerdere betrokken procespartijen), maar dit zal doorgaans erg per civiele zaak verschillen. Bij de aanwezigheid van allerlei negatieve indicaties is het nog wel mogelijk dat de positieve indicaties, zoals bijvoorbeeld het laten deelnemen van een partij die dit anders niet zou kunnen, zwaarder wegen.

Met het oog op de toekomst kan meer algemeen worden geconcludeerd dat digitale en hybride zittingen niet in plaats van maar als mogelijkheid naast fysieke zittingen dienen te bestaan. Zoals het overzicht hierboven laat zien, lenen niet alle civiele zaken zich voor een digitale of hybride behandeling, maar kan het in sommige gevallen juist een uitkomst bieden.

Wanneer door de rechter in de toekomst wordt besloten om een digitale of hybride zitting te organiseren, volgt uit de interviews dat het toepassen van regie een belangrijke positieve bijdrage kan leveren aan de participatie en betrokkenheid van rechtzoekenden bij de zitting. In het bijzonder wordt duidelijk communiceren en het behouden van structuur (voorafgaand en tijdens de zitting) als positief ervaren. Daarnaast kan het expliciet maken van zaken die non-verbaal worden waargenomen (‘Ik zie dat u boos bent,’ ‘Ik zie dat u iets wilt zeggen, maar ik laat eerst de andere partij aan het woord’) en het vasthouden aan rituelen van een fysieke zitting (toga aan, digitale opstelling van partijen) een positief verschil maken voor wat betreft participatie en betrokkenheid van rechtzoekenden.

Lessen uit de pandemie

Bovenstaande bevindingen vormen concrete leerpunten voor toekomstige digitale en hybride civiele procedures. De voornaamste les die met het oog op de verdere digitalisering van de civiele rechtspraak kan worden getrokken, is dat remote justice mogelijk is. Het feit dat een zitting digitaal of hybride plaatsvindt, hoeft niet af te doen aan de participatie en betrokkenheid van rechtzoekenden. Het is daarvoor wel belangrijk dat zorgvuldig wordt overwogen of een zaak zich leent voor een digitale of hybride zitting. Mogelijke belemmeringen kunnen op die manier namelijk op tijd worden geïdentificeerd.

Belangrijk om te noemen is dat dit onderzoek slechts het topje van de spreekwoordelijke ijsberg weergeeft waar het gaat om participatie en betrokkenheid. Aanbevelingen voor vervolgonderzoek zijn gelegen in het onderzoeken hoe participatie en betrokkenheid op grotere schaal worden ervaren. Dergelijk onderzoek hoeft zich niet te beperken tot civiele jeugdzaken. Daarnaast is het van belang om vanuit het perspectief van de rechtzoekende te onderzoeken of de uitkomst van dit onderzoek overeenkomt met hoe zij participatie en betrokkenheid tijdens een digitale en hybride zitting ervaren. Niet alleen kan deze informatie de aanbevelingen uit dit onderzoek versterken, er kan ook aanvullende informatie worden verkregen over de mate van participatie en betrokkenheid die tijdens digitale en hybride zittingen wordt ervaren. Is bijvoorbeeld elke participatie- en betrokkenheidbelemmering even ernstig, of doet de een meer af aan remote justice dan de ander? Na twee jaar coronacrisis zijn digitale en hybride zittingen in ieder geval niet langer improvisatiemateriaal – maar een nieuw onderzoeksobject met waardevolle lessen voor de toekomst.